Während eines Projekts kann es erforderlich sein, herauszufinden, was bisher passiert ist.
Lesen des Projekttagebuchs und des Email-Verlaufs kann sehr hilfreich sein.
Es ist vorteilhaft, Email-Nachrichten mit ihren Anhängen im Projektordner auf dem Unternehmensserver zu speichern.

Da die anderen Dokumente (Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, CAD-Zeichnungen, PDFs usw.), die sich auf das Projekt beziehen, im Projektordner auf dem Unternehmensserver gespeichert sind, sollten auch Email-Nachrichten dort abgelegt werden.
Man muss nicht mehr ständig zwischen dem Datei-Explorer für reguläre Dokumente und dem Email-Client für Email-Nachrichten wechseln.

Das Speichern von Emails als einzelne Dateien auf dem Unternehmensserver ist eine effektive Archivierungslösung.

Man kann Emails mit Windows Explorer anzeigen.
Man kann den Benutzerzugriff mit Dateisystemberechtigungen steuern.

Jeder, der Zugriff auf das Serverlaufwerk hat, kann auf die dort gespeicherten Email-Nachrichten zugreifen, sodass die Emails von den Teammitgliedern gut geteilt werden.

Man kann die Volltextsuche mit der Windows-Suchfunktion für die gespeicherten Dateien durchführen.

Man kann Emails zwischen mehreren Computern als Kopie auf einem USB-Speicherstick verschieben.

Man kann die neuesten projektrelevanten Nachrichten schnell an einem Ort nachlesen.

In einem Ordner sollten eine Email (z.B. als PDF-Datei gedruckt) und alle zugehörigen Anhänge gespeichert werden. Der Name des Ordners kann beispielsweise so aussehen:
DatumUndZeitStempel – Betreff – (Absender)

Wenn jemand im Unternehmen eine Email gesendet hat, sollte er die Email mit ihren Anhängen auf den Server speichern.
Wenn jemand im Unternehmen eine Email von aussen erhalten hat und als erste adressierte Person des Unternehmens ist, sollte er die Email mit ihren Anhängen auf den Server speichern.