Am Anfang eines Projekts haben wir in der Regel eine klare Vorstellung davon, wie das Projekt vollständig dokumentiert wird. Eine vollständige Dokumentation erleichtert die Festlegung von Projektzielen, die Koordinierung der Teamarbeit, Anpassungen während des Projekts, die Schulung neuer Mitglieder und hat viele weitere Vorteile.

Leider wird eine disziplinierte Dokumentation in der Praxis im Laufe eines Projekts zunehmend vernachlässigt. Dafür gibt es verschiedene Gründe. Die Dokumentation befindet sich oft nicht an einem zentralen Ort. Einige Teammitglieder wissen möglicherweise nicht einmal, was in der Dokumentation enthalten ist. Wenn die Lösungen in der Praxis angepasst werden, bleibt unter Umständen nicht genug Zeit, um die Dokumentation zu aktualisieren. Und dann wird die Dokumentation veraltet, unvollständig und manchmal sogar irreführend. Solche Dokumentation kann sogar später Teammitglieder auf völlig falsche Pfade führen, die nichts mit der eigentlichen Lösung zu tun haben.

Daher ist es äusserst wichtig, ein zentrales Repository für alle Projektdokumente zu erstellen. Dieses Repository sollte für alle Teammitglieder leicht zugänglich sein und klar definiert sein, wo Dokumente gespeichert und wie sie aktualisiert werden sollen. Andere Teammitglieder sollten automatisch über Updates informiert werden.

Es ist wichtig, verantwortliche Personen für die Richtigkeit der Dokumente zu benennen. Darüber hinaus ist es wichtig, Kontrollpunkte während des Projekts festzulegen, an denen der Status der Dokumentation überprüft und erforderliche Updates durchgeführt werden.

Ursprüngliche Ideen und Definitionen, die geändert oder ersetzt wurden, sollten nicht gelöscht, sondern als veraltet markiert werden.

Je länger das Projekt dauert, desto herausfordernder wird es, die ursprüngliche Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Die Investition von Zeit und Mühe in die Pflege der Dokumentation zahlt sich jedoch vielfach aus. Die konsequente Aktualisierung der Dokumentation trägt zum Erfolg des Projekts bei und minimiert das Risiko von Verwirrung und Fehlern.